Gestión Documental | TRD | Expedientes | IA

Organiza, controla y acelera tu gestión documental con ODIN

Plataforma integral basada en fundamentos archivísticos que garantiza eficiencia, cumplimiento y trazabilidad de extremo a extremo, con una interfaz moderna y lista para el usuario.

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TRD dinámica Radicación multicanal Expedientes electrónicos Búsquedas ágiles KPIs y reportes IA Documental SaaS / On-Premise

Panel | Bandejas | Semáforos

Auditoría completa Multi-sede Accesos por rol

ODIN: Organización Documental Integral

Fruto de más de 15 años de experiencia en sector público y privado. Construido desde los fundamentos archivísticos para cubrir el ciclo vital del documento y fortalecer el concepto de Archivo Total.

Cumplimiento Aplica TRD y políticas de retención con evidencias de auditoría.

Productividad Bandejas, filtros y automatizaciones que reducen tiempos.

Escalabilidad Despliegue en SaaS u On-Premise con alta disponibilidad.

Capacidades principales

TRD Dinámica Asociación por procesos, alertas de transferencia y disposición final.

Digitalización Gestión de imágenes, OCR y expedientes electrónicos.

Radicación Presencial, Ventanilla Única y correo institucional.

Búsquedas Filtros avanzados, trazabilidad y auditoría total.

Reportes & KPIs Indicadores para control de tiempos y cargas.

IA Documental Clasificación y extracción inteligente de datos.

Módulos del Sistema

Implemente por fases o de manera integral según su madurez y prioridades.

Radicación de Documentación Externa

Recepción, digitalización y envío a dependencias con imagen asociada y trazabilidad completa.

Ventanilla Única (Radicación Web)

Ciudadanos radican PQRS y trámites; seguimiento con usuario y contraseña.

Radicación de Correo

Generación automática de radicados desde correo institucional.

Interfaz de Usuario Final

Bandejas y carpetas configurables, filtros rápidos y expedientes.

Gestión del Documento

Flujo, metadatos, TRD, anexos y modificaciones controladas.

TRD (Tablas de Retención)

Cargue, administración y aplicación dinámica por procesos. Alertas automáticas.

Consultas y Búsquedas

Acceso por perfil; localización rápida de documentos y expedientes.

Estadísticas & Reportes

Métricas de radicación, digitalización y tiempos de trámite.

Expedientes Electrónicos

Seguimiento a series (contratos, historias laborales, etc.) respetando orden y procedencia.

Características Destacadas

Interfaz intuitiva Experiencia tipo bandeja de correo para adopción rápida.

Gestión sobre el documento Metadatos, tipificación, clasificación y expedientes.

Expedientes virtuales Orden y procedencia con acceso en línea.

Alertas (semáforos) Control de vencimientos y términos sin desarrollos extra.

Analítica Reportes para decisiones basadas en datos.

Accesibilidad Multi-sede, acceso remoto y seguridad de la información.

Módulo de Inteligencia Artificial

Procesamiento inteligente de documentos: clasificación automática, extracción de metadatos y análisis por tipología.

Reconocimiento Automático

Identificación del tipo documental (contratos, facturas, oficios, resoluciones, actas, certificados).
Extracción de metadatos clave (fechas, números, entidades emisoras/receptoras).
Análisis del contenido por tipología.

Extracción por Tipo de Documento

Tipo	Información extraída
Contratos	N.° contrato, partes, vigencia, objeto
Facturas	N.°, NIT proveedor, fecha, valor total
Oficios	N.°, remitente, destinatario, asunto
Resoluciones	N.°, entidad, fecha, artículos
Actas	Tipo, fecha, asistentes, decisiones
Certificados	Tipo, entidad emisora, beneficiario

Casos de Éxito

Organizaciones que confían en ODIN para su gestión documental.

Hospital Local La Buena Esperanza Yumbo - Gestión integral de expedientes

IMVIYUMBO Radicación y seguimiento ciudadano

Alcaldía de Florida TRD y expedientes virtuales

Contraloría Municipal de Yumbo Trazabilidad y reportes

Sevicol Digitalización y acceso multi-sede

Preguntas Frecuentes

¿Puedo desplegar ODIN On-Premise?

Sí, soportamos despliegues SaaS y On-Premise, con requisitos y sizing ajustados a su infraestructura.

¿Cómo migran mis documentos actuales?

Definimos inventarios, mapeo de metadatos y plan de carga controlado por lotes con validaciones.

¿Qué integraciones están disponibles?

Correo institucional, autenticación por directorio/SSO y conectores a bases de datos/reportes.

¿El sistema cumple con la normativa colombiana?

Sí, ODIN está diseñado siguiendo los lineamientos del Archivo General de la Nación y las normas archivísticas colombianas.

¿Listos para modernizar su gestión documental?

Solicite una demostración personalizada y conozca cómo adaptamos ODIN a su proceso.

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